Kleinunternehmer-Rechner 2026

Kleinunternehmer-Check: die Grenzen 2026

Ob die Befreiung für dich gilt, klärst du mit drei Fragen. Die Antworten folgen dem Gesetz und dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE), mit dem das Finanzministerium die Finanzämter anweist. Genauso prüft der Rechner oben:

1. Wie hoch war dein Umsatz im Vorjahr?Lag dein Gesamtumsatz über 25.000 €, bist du in diesem Jahr kein Kleinunternehmer, auch wenn du diesmal darunter bleibst (UStAE 19.1 Abs. 2 Satz 2).
2. Bleibst du in diesem Jahr unter 100.000 €?Dann sind alle Umsätze des Jahres steuerfrei. Schon der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, ist steuerpflichtig, die Umsätze davor bleiben steuerfrei (UStAE 19.1 Abs. 2 Satz 4).
3. Hast du in diesem Jahr gegründet?Ohne Vorjahr zählt der tatsächliche Umsatz des ersten Jahres, und die Grenze liegt dann bei 25.000 €, nicht bei 100.000 € (UStAE 19.1 Abs. 3).

§ 19 UStG: was im Gesetz steht

Seit dem 1. Januar 2025 gilt § 19 UStG in der Fassung des Jahressteuergesetzes 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 387). Die Umsätze von Kleinunternehmern sind seitdem steuerfrei, und die Grenzen sind gestiegen. Was in den sechs Absätzen steht:

Bis Ende 2024 lagen die Grenzen bei 22.000 € im Vorjahr und voraussichtlich 50.000 € im laufenden Jahr. Die zweite Grenze bezog sich auf den voraussichtlichen Umsatz, war also eine Prognose. Seit 2025 ist sie fest, und wer sie überschreitet, verliert die Befreiung sofort ab diesem Umsatz. Wie das Finanzministerium die neue Fassung auslegt, steht im BMF-Schreiben vom 18. März 2025, mit dem es den Anwendungserlass angepasst hat.

Was zum Umsatz zählt

• Eingang zählt: Gerechnet wird mit dem, was du für deine Leistungen tatsächlich einnimmst, und zwar wenn das Geld eingeht. Anzahlungen zählen, sobald du sie bekommst (§ 19 Abs. 2 UStG, UStAE 19.2 Abs. 1).
• Netto: Umsatzsteuer gehört nicht zum Entgelt (§ 10 Abs. 1 UStG). Warst du im Vorjahr regelbesteuert, zählen deine Umsätze ohne die Steuer, die du berechnet hast. Umrechnen kannst du mit dem Mehrwertsteuer-Rechner.
• Alles zusammen: Dein Unternehmen umfasst deine gesamte selbstständige Tätigkeit (§ 2 Abs. 1 Satz 2 UStG). Webdesign und ein Onlineshop werden addiert, die Grenze gilt nicht je Tätigkeit.
• Nicht mit: Verkäufe und Entnahmen von Anlagevermögen, etwa deines alten Firmenwagens (§ 19 Abs. 2 Satz 2, UStAE 19.2 Abs. 4), und steuerfreie Umsätze wie Wohnungsmieten oder Heilbehandlungen (§ 19 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 mit § 4 Nr. 12 und 14 UStG).
• Differenzbesteuerung: Handelst du mit Gebrauchtwaren, zählt der volle Verkaufspreis, nicht nur deine Marge (UStAE 19.2 Abs. 2 Satz 5).

Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung: was sich lohnt

Entscheidend ist, wer deine Kunden sind. Privatkunden zahlen einen Endpreis. Als Kleinunternehmer behältst du ihn ganz, mit Umsatzsteuer geht ein Teil davon ans Finanzamt. Geschäftskunden ist die Umsatzsteuer egal, sie ziehen sie als Vorsteuer ab. Dafür bekommst du mit Regelbesteuerung die Umsatzsteuer auf deine eigenen Einkäufe zurück, als Kleinunternehmer nicht (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Dazu kommt der Aufwand. Mit Regelbesteuerung gibst du Voranmeldungen ab, in der Regel vierteljährlich, monatlich, wenn deine Steuer im Vorjahr mehr als 9.000 € betrug. Lag sie bei höchstens 2.000 €, kann dich das Finanzamt davon befreien (§ 18 Abs. 2 UStG). Die Jahreserklärung kommt immer dazu. Wer freiwillig verzichtet, ist 5 Jahre daran gebunden.

Verzicht auf die Befreiung: 5 Jahre Bindung

Du kannst auf die Befreiung verzichten und freiwillig Umsatzsteuer berechnen, etwa wenn du viel investierst oder fast nur an Firmen verkaufst. Die Erklärung gibst du dem Finanzamt bis zum letzten Februartag des zweiten Jahres nach dem betreffenden Jahr ab, für 2026 also bis zum 29. Februar 2028 (§ 19 Abs. 3 Satz 1 UStG). Eine Form ist nicht vorgeschrieben. Wer in Voranmeldungen oder der Jahreserklärung Umsatzsteuer nach den allgemeinen Regeln berechnet, hat damit in der Regel schon verzichtet (UStAE 19.3 Abs. 1).

Der Verzicht gilt ab Beginn des Jahres, für das du ihn erklärst, ist unwiderruflich und bindet dich mindestens 5 Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 Satz 2 und 3). Die Frist läuft ab Beginn des ersten Jahres. Danach gilt der Verzicht einfach weiter, eine neue Fünfjahresfrist beginnt nicht (UStAE 19.3 Abs. 4 mit BFH, Urteil vom 23.09.2020, XI R 34/19). Zurück zur Befreiung kommst du mit einem Widerruf, der nur für die Zukunft wirkt, ab dem 1. Januar eines folgenden Jahres (§ 19 Abs. 3 Satz 4, UStAE 19.3 Abs. 5).

Wechsel von der Regelbesteuerung zum Kleinunternehmer: die 5 Jahre berechnen

Die 5 Jahre gelten nur nach einem freiwilligen Verzicht. Bist du regelbesteuert, weil du eine Grenze überschritten hast, gibt es keine Bindung: Lag dein Umsatz im Vorjahr wieder bei höchstens 25.000 € und bleibt er in diesem Jahr unter 100.000 €, bist du automatisch wieder Kleinunternehmer.

Weil du den Verzicht noch bis Ende Februar des übernächsten Jahres erklären kannst, lässt er sich nach einem Jahr mit großen Anschaffungen nachholen. Dann wird aber auf alle Umsätze dieses Jahres Umsatzsteuer fällig. Hast du die Preise schon ohne Umsatzsteuer kassiert, wird die Steuer aus diesen Beträgen herausgerechnet (§ 10 Abs. 1 UStG).

Vorsteuer beim Wechsel berichtigen (§ 15a UStG)

Wechselst du zwischen Befreiung und Regelbesteuerung, ändern sich die Verhältnisse, die für den Vorsteuerabzug maßgeblich waren (UStAE 15a.2 Abs. 2 Satz 3 Nr. 1 Buchst. d). Für Wirtschaftsgüter, die du länger nutzt, wird die Vorsteuer deshalb anteilig berichtigt, verteilt auf 5 Jahre ab der ersten Nutzung, bei Gebäuden und Grundstücken auf 10 (§ 15a Abs. 1 UStG). Das gilt nur, wenn die Vorsteuer auf das Wirtschaftsgut mehr als 1.000 € betrug (§ 44 Abs. 1 UStDV).

Rechnung ohne Umsatzsteuer: Pflichtangaben

Für Rechnungen von Kleinunternehmern gilt seit 2025 eine eigene, kürzere Liste (§ 34a UStDV). Sie müssen mindestens enthalten:

• vollständigen Namen und Anschrift von dir und deinem Kunden
• deine Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
• das Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der Leistung
• den Betrag in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt
• das Wort „Gutschrift“, wenn dein Kunde die Rechnung für dich ausstellt

Eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Leistung verlangt § 34a nicht. Für den Hinweis reicht eine verständliche Formulierung wie „Steuerfreie Leistung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG“ (UStAE 14.7a Abs. 1). Auch eine Kleinbetragsrechnung bis 250 € braucht ihn (§ 33 Satz 1 Nr. 4 UStDV).

Deine Rechnungen darfst du immer als PDF oder auf Papier verschicken, auch an Firmen (§ 34a Satz 4 UStDV). Eine E-Rechnung geht nur, wenn dein Kunde einverstanden ist. Empfangen musst du E-Rechnungen aber können, denn andere Unternehmen dürfen sie dir ohne deine Zustimmung schicken (§ 14 Abs. 1 Satz 5 mit Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).

Was du aufzeichnen und melden musst

• Aufzeichnungen: Du hältst deine Einnahmen fest und Leistungen, die du unentgeltlich für private Zwecke erbringst (§ 65 Satz 1 UStDV). Dazu kommen Steuerbeträge, die du wegen eines Steuerausweises schuldest, und Einkäufe, für die du selbst Steuer schuldest (§ 65 Satz 2 UStDV mit § 22 Abs. 2 Nr. 4, 7 und 8 UStG).
• Einkäufe aus dem Ausland: Kaufst du Leistungen bei Unternehmen im EU-Ausland ein, etwa Werbung bei einer Plattform mit Sitz in Irland, schuldest du die deutsche Umsatzsteuer darauf selbst (§ 13b Abs. 1 und 5 UStG, UStAE 19.1 Abs. 1). Für diesen Zeitraum gibst du eine Voranmeldung ab (§ 18 Abs. 4a UStG), als Vorsteuer abziehen darfst du die Steuer nicht. Die Umsätze zählen nicht zu deinem Gesamtumsatz (UStAE 19.2 Abs. 2).
• Anmeldung: Wenn du dich selbstständig machst, gibst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an, ob du die Befreiung nutzt oder darauf verzichtest.

Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Einkommensteuer auf deinen Gewinn und gegebenenfalls Gewerbesteuer fallen unabhängig davon an, dazu mehr in den Fragen unten.

EU-Kleinunternehmerregelung (§ 19a UStG)

Seit 2025 kannst du die Befreiung auch in anderen EU-Staaten nutzen, nach den dort geltenden Regeln. Dafür meldest du dich beim Bundeszentralamt für Steuern zum besonderen Meldeverfahren an und bekommst eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (§ 19a Abs. 1 UStG). Voraussetzung ist, dass dein Umsatz in der ganzen EU im Vorjahr und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt, dass du die Voraussetzungen des anderen Staates erfüllst und dass du in keinem anderen Mitgliedstaat dafür registriert bist.

Danach meldest du für jedes Quartal innerhalb eines Monats deine Umsätze für jeden Mitgliedstaat, auch eine Null (§ 19a Abs. 3, UStAE 19a.3). Überschreitest du 100.000 €, zeigst du das binnen 15 Werktagen an, und die Teilnahme endet (§ 19a Abs. 4). Umgekehrt können Unternehmer aus anderen EU-Staaten die deutsche Befreiung nutzen, wenn sie die deutschen Grenzen und die EU-Grenze einhalten und eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer ihres Heimatstaats haben (§ 19 Abs. 4 UStG).

Häufige Fragen

Quellen

1. § 19 UStG: Steuerbefreiung für Kleinunternehmer, Grenzen, Verzicht gesetze-im-internet.de
2. § 19a UStG: Meldeverfahren für andere EU-Staaten gesetze-im-internet.de
3. § 15a UStG: Berichtigung des Vorsteuerabzugs gesetze-im-internet.de
4. § 44 UStDV: Bagatellgrenze für die Berichtigung gesetze-im-internet.de
5. § 34a UStDV: Pflichtangaben auf der Rechnung gesetze-im-internet.de
6. § 14c UStG: Unrichtig ausgewiesene Steuer gesetze-im-internet.de
7. § 13b UStG: Steuer schuldet der Leistungsempfänger gesetze-im-internet.de
8. § 65 UStDV: Aufzeichnungen der Kleinunternehmer gesetze-im-internet.de
9. BMF-Schreiben vom 18.03.2025: Neufassung von § 19 UStG, Anwendungserlass 19.1 bis 19.5 bundesfinanzministerium.de

Passende Rechner

• Mehrwertsteuer Brutto und netto umrechnen
• EÜR Gewinn ermitteln
• Gewerbesteuer Steuer auf den Gewerbeertrag
• GWG Anschaffungen sofort abschreiben
• Stundenlohn Vom Monatsgehalt zum Stundensatz
• KSK-Beitrag Beitrag zur Künstlersozialkasse