Verpflegungspauschale-Rechner 2026

Drei Tagessätze: 28 € für jeden vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (§9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 EStG); 14 € für An- oder Abreisetage einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung (Satz 3 Nr. 2) — die Stundenzahl ist hier unerheblich; 14 € für Eintagestätigkeiten ohne Übernachtung mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit (Satz 3 Nr. 3). Die Beträge sind seit der Anhebung durch das JStG 2019 zum 1.1.2020 unverändert.

§9 Abs. 4a Satz 8 EStG ordnet feste Kürzungssätze an, berechnet von der Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag: Frühstück −20 % (Inland 5,60 €), Mittag −40 % (Inland 11,20 €), Abendessen −40 % (Inland 11,20 €). Im Ausland werden die Prozentsätze auf den jeweiligen Landessatz angewendet — bei New York mit 58 € Vollsatz also Frühstück −11,60 €, Mittag/Abend je −23,20 €. Die Kürzung gilt auch bei Hotelfrühstück, Catering oder Bewirtung durch den Geschäftspartner. Eine Saldosperre verhindert negative Pauschalen (§9 Abs. 4a Satz 8 letzter Halbsatz EStG).

Bei längerfristiger Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte entfällt der Verpflegungspauschalen-Anspruch nach Ablauf von drei Monaten (90 Tage). Die Frist beginnt kalendertaggenau mit dem ersten Tag der Tätigkeit am gleichen Ort. Heimfahrten am Wochenende, einzelne Krankheitstage oder kurze Urlaube unterbrechen die Frist nicht (BFH VI R 8/15). Nur eine zusammenhängende Unterbrechung von mindestens vier Wochen aus beliebigen Gründen löst nach §9 Abs. 4a Satz 7 EStG eine neue Frist aus. Fahrtkosten und Übernachtungskosten bleiben weiter abzugsfähig, nur der Verpflegungsmehraufwand entfällt.

Die Auslandssätze ergeben sich aus dem BMF-Schreiben vom 21. November 2025 (BStBl 2025 I), das jährlich zum Stichtag 1.1. neu gefasst wird. Beispielsätze 2026: USA New York 58 € voll / 39 € teil, Schweiz 64 € / 43 €, Vereinigtes Königreich London 66 € / 44 €, Japan Tokio 66 € / 44 €, Niederlande 51 € / 34 €. Maßgeblich ist nach §9 Abs. 4a Satz 5 EStG das Land, in dem der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit Aufenthalt nimmt. Für Länder ohne BMF-Eintrag gelten nach R 9.6 LStR die Inlandssätze.

Ja — die Tagessätze des §9 Abs. 4a EStG gelten über §4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG für Selbständige als Betriebsausgabe in der EÜR identisch. Auch Beamte, Richter und Mandatsträger unterliegen denselben Sätzen. Tatsächliche Kosten sind nicht ansetzbar — es handelt sich um eine reine Pauschalierung. Anders die übrigen Reisekosten (Fahrt §9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a, Übernachtung §9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG), die nach tatsächlichem Aufwand mit Beleg abzugsfähig sind.

Erstattet der öffentliche Arbeitgeber (Nr. 13) oder ein privater Arbeitgeber (Nr. 16) Verpflegungsmehraufwand bis zur Höhe der Pauschale, bleibt die Erstattung steuerfrei. Übersteigt die Erstattung den Pauschalbetrag, kann der Arbeitgeber den Mehrbetrag nach §40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG mit einer pauschalen Lohnsteuer von 25 % versteuern (bis 100 % des Pauschalbetrags zusätzlich, also doppelter Satz). Beispiel: Vollpauschale 28 €, Arbeitgeber zahlt 50 € — 28 € steuerfrei, 22 € pauschalierbar (25 % LSt = 5,50 € Arbeitgeberbelastung). Ohne Pauschalierung wäre der Mehrbetrag normaler steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Die Verpflegungspauschale §9 Abs. 4a EStG gilt für Auswärtstätigkeit von der ersten Tätigkeitsstätte aus. Die doppelte Haushaltsführung §9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG dagegen liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen einen zweiten Haushalt am Beschäftigungsort führt. Auch bei doppelter Haushaltsführung sind Verpflegungspauschalen für die ersten drei Monate nach Begründung abzugsfähig (§9 Abs. 4a Satz 12 EStG) — danach entfallen sie ebenso wie bei der reinen Auswärtstätigkeit. Der BFH hat in VI R 26/22 klargestellt, dass für die doppelte Haushaltsführung eine angemessene finanzielle Beteiligung am Hauptwohnsitz erforderlich ist; bloßes Wohnen im Elternhaus ohne Eigenbeteiligung genügt nicht.

§9 Abs. 4a Satz 5 EStG bestimmt: maßgeblich ist der Ort, an dem sich der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit aufhält. Bei reinen Transit-Stopps ohne dortige Tätigkeit (Umsteigen am Flughafen) gilt nicht der Transit-Ort, sondern das Land der nächsten Tätigkeit. Bei Zeitzonensprüngen (z. B. USA-Heimflug, Ankunft 06:00 Uhr nächster Tag in Frankfurt) ist der Abflugtag als Abreisetag des Auslandslandes anzusetzen, der Ankunftstag in Deutschland zählt grundsätzlich nicht erneut als Reisetag, sofern keine eigenständige inländische Auswärtstätigkeit beginnt. Schiffstage gelten als Tage des Hafenlands der Abreise (R 9.6 LStR).

Die erste Tätigkeitsstätte §9 Abs. 4 EStG ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist (typisch durch Arbeitsvertrag). Nur Tätigkeiten außerhalb dieser Stätte begründen Auswärtstätigkeit und damit Pauschalanspruch §9 Abs. 4a EStG. Wechselnde Einsatzorte ohne dauerhafte Zuordnung gelten als Auswärtstätigkeit. Bei Arbeitnehmern ohne erste Tätigkeitsstätte (etwa Außendienst ab Wohnung) gilt jede Auswärtstätigkeit ab der Wohnung als Reisebeginn. Der BFH (VI R 27/19) hat zu Auslandstätigkeiten klargestellt: maßgeblich für die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte ist die arbeitsvertragliche Zuordnung, nicht die tatsächliche Anwesenheitsdauer.

Nein — die Pauschalierung des §9 Abs. 4a EStG ist abschließend, ein Einzelnachweis tatsächlicher Verpflegungsmehraufwendungen ist ausgeschlossen. Anders verhält es sich bei Fahrt- und Übernachtungskosten (§9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a, 5a EStG): dort sind tatsächliche belegmäßige Aufwendungen abzugsfähig, soweit angemessen. Bewirtungsaufwand für Geschäftspartner ist über §4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG zu 70 % abzugsfähig — das ist ein eigenständiger Tatbestand und mindert die Verpflegungspauschale des bewirtenden Arbeitnehmers nicht.

Für jeden Reisetag sind nach R 9.4 Abs. 3 LStR zu dokumentieren: Beginn und Ende der Auswärtstätigkeit (Datum und Uhrzeit), Reiseziel, Reisezweck, Reiseroute. Bei mehrtägigen Reisen genügt für Zwischentage die kalendarische Erfassung. Mahlzeitengestellung (Hotel-Frühstück, Bewirtung) ist unter Angabe der Art zu vermerken — die Kürzung wird sonst vom Finanzamt geschätzt. Selbständige führen die Aufzeichnungen in der EÜR oder im Fahrtenbuch, Arbeitnehmer im Reisekostenformular des Arbeitgebers (für die Erstattung) und in der Anlage N (Werbungskosten). Hotelrechnungen und Bordkarten sind 10 Jahre aufzubewahren (§147 AO).