Verpflegungspauschale-Rechner 2026

Verpflegungspauschale 2026: die Tagessätze im Inland

• 28 €ganzer Tag, 24 Stunden unterwegs§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 EStG
• 14 €mehr als 8 Stunden ohne Übernachtung§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG
• 14 €An- und Abreisetag mit Übernachtung§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG
• 5,60 € / 11,20 €Kürzung Frühstück / Mittag- oder Abendessen§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG

Gezählt wird die Zeit, die du von deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte weg bist. Bei einer eintägigen Reise brauchst du mehr als 8 Stunden. Bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung gibt es für den An- und den Abreisetag immer 14 €, egal wie lange du an diesen Tagen unterwegs bist. Für jeden Tag dazwischen sind es 28 €. Die Pauschale heißt auch Verpflegungsmehraufwand oder Verpflegungskostenpauschale, gemeint ist immer dasselbe.

Arbeitest du über Mitternacht ohne Übernachtung, etwa auf einer Nachtfahrt, zählen beide Tage zusammen: Kommst du so auf mehr als 8 Stunden, gibt es 14 € für den Tag, an dem du den größeren Teil unterwegs warst.

Sätze früherer Jahre

§ 9 Abs. 4a EStG: Verpflegungsmehraufwendungen Satz für Satz

Die Regeln stehen für Arbeitnehmer in § 9 Absatz 4a des Einkommensteuergesetzes, für Selbstständige verweist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG auf dieselbe Vorschrift. Der Absatz hat 13 Sätze. Was jeder davon regelt:

Die Beträge in Satz 3 sind seit 2020 unverändert. Die Auslandspauschalen nach Satz 5 legt das Bundesfinanzministerium per Schreiben fest, für 2026 mit dem Schreiben vom 5. Dezember 2025.

Kürzung für gestellte Mahlzeiten

Bekommst du auf der Reise ein Essen vom Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung, etwa das Hotelfrühstück, sinkt die Pauschale: um 5,60 € für ein Frühstück und um 11,20 € für ein Mittag- oder Abendessen. Das sind 20 % und 40 % des vollen Tagessatzes, auch an Tagen, an denen dir nur 14 € zustehen. Im Ausland rechnest du mit dem vollen Satz des jeweiligen Landes.

Unter null geht es an einem Tag nicht (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG): Bekommst du am Abreisetag Frühstück und Mittagessen, wären das 16,80 € Kürzung. Der Tag bringt dann 0,00 €, die übrigen 2,80 € werden nicht bei anderen Tagen abgezogen. Der Rechner fragt die Mahlzeiten an diesen Tagen deshalb je Tag ab. Bei einem Tagesseminar mit gestelltem Mittagessen bleiben von 14 € noch 2,80 €.

Gekürzt wird auch, wenn dein Arbeitgeber dir wegen der Mahlzeit weniger Reisekosten zahlt oder sie pauschal versteuert (Satz 9). Zahlst du selbst etwas dafür, etwa einen Eigenanteil von ein paar Euro, verringert sich die Kürzung um diesen Betrag (Satz 10).

Beispielrechnungen

Die Dreimonatsfrist

Arbeitest du längere Zeit an derselben auswärtigen Stelle, gibt es die Pauschalen nur für die ersten drei Monate (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Danach gilt die Stelle als gewohnt. Eine Unterbrechung von mindestens 4 Wochen setzt die Frist neu in Gang, egal aus welchem Grund du weg warst, also auch bei Urlaub oder Krankheit (Satz 7). Heimfahrten am Wochenende unterbrechen sie nicht.

Erstattung vom Arbeitgeber: steuerfrei und mit 25 % pauschal

Zahlt dir der Arbeitgeber die Pauschalen, ist das bis zu diesen Beträgen steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG, im öffentlichen Dienst Nr. 13). Zahlt er mehr, kann er den Mehrbetrag mit 25 % pauschal versteuern, soweit er die Pauschale um nicht mehr als 100 % übersteigt (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG). Die pauschale Steuer trägt er selbst (§ 40 Abs. 3 EStG), für dich bleibt der Betrag abgabenfrei. Alles darüber ist normaler Arbeitslohn. Was steuerfrei bleibt oder pauschal versteuert wird, ist auch frei von Sozialversicherungsbeiträgen, wenn der Arbeitgeber es so mit der Gehaltsabrechnung behandelt (§ 1 SvEV).

Erstattet er weniger oder nichts, setzt du die Differenz in deiner Steuererklärung als Werbungskosten an. Das lohnt sich aber nur, wenn deine Werbungskosten zusammen über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € liegen. Den steuerfreien Teil ziehst du dabei ab, er steht auf deiner Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 10 EStG).

Verpflegungsmehraufwand für Selbstständige

Selbstständige und Gewerbetreibende setzen dieselben Pauschalen als Betriebsausgaben an. Voraussetzung ist, dass du vorübergehend außerhalb deiner Wohnung und des Mittelpunkts deiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit arbeitest, also außerhalb von Büro, Praxis oder Werkstatt (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG). Für die Höhe verweist das Gesetz auf § 9 Abs. 4a: 14 € ab mehr als 8 Stunden, 28 € für ganze Tage, die Dreimonatsfrist und die Auslandssätze gelten genauso. Für frühere Jahre nimmst du die Sätze aus der Tabelle oben.

Tatsächliche Essenskosten auf Reisen kannst du auch als Selbstständiger nicht ansetzen. Etwas anderes ist die Bewirtung von Kunden oder Geschäftspartnern: Davon sind 70 % abziehbar, wenn du Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe schriftlich festhältst, bei einer Gaststätte genügen Anlass und Teilnehmer mit der Rechnung (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Wie viel vom Gewinn übrig bleibt, rechnet der EÜR-Rechner.

Doppelte Haushaltsführung

Hast du am Arbeitsort eine Zweitwohnung und deinen eigentlichen Hausstand woanders, gelten in den ersten drei Monaten dieselben Pauschalen wie bei einer Dienstreise, und zwar für die Tage, an denen du vom eigenen Hausstand weg bist (§ 9 Abs. 4a Satz 12 EStG). Wer etwa montags anreist und freitags heimfährt, kommt auf 112,00 € je Woche. Hast du vorher schon am selben Ort auswärts gearbeitet, wird diese Zeit auf die drei Monate angerechnet (Satz 13).

Ein eigener Hausstand setzt eine Wohnung und eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung voraus (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG). Unabhängig von der Dreimonatsfrist abziehbar sind die Kosten der Zweitwohnung, im Inland höchstens 1.000 € im Monat, im Ausland 2.000 €, und eine Familienheimfahrt pro Woche mit 0,38 € je Entfernungskilometer. Alles zusammen rechnet der Rechner für die doppelte Haushaltsführung, einen beruflichen Umzug der Umzugskosten-Rechner.

Auslandspauschalen 2026

Im Ausland gelten eigene Sätze je Land, bei großen Städten teils eigene. Das Bundesfinanzministerium hat sie für 2026 mit dem Schreiben vom 5. Dezember 2025 bekannt gemacht. Welcher Satz an welchem Tag gilt:

1. Eintägige ReiseEs zählt der letzte Tätigkeitsort im Ausland.
2. Anreisetag und Tage dazwischenEs zählt der Ort, den du vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichst.
3. RückreisetagEs zählt der letzte Tätigkeitsort im Ausland, auch wenn du abends wieder zu Hause bist.
4. Rückreise und neue Reise am selben TagEs zählt nur die höhere der beiden Pauschalen.

Gekürzt wird für gestellte Mahlzeiten mit dem vollen Satz des Landes, das für den jeweiligen Tag maßgeblich ist, egal wo du das Essen bekommen hast. Das Schreiben rechnet dazu ein Beispiel vor: Kommst du am Dienstag aus Straßburg zurück und reist am selben Tag nach Kopenhagen weiter, zählt nur die höhere Pauschale, 50 € für Dänemark statt 36 € für Frankreich. Das Hotelfrühstück in Straßburg kürzt sie um 20 % des dänischen Tagessatzes von 75 €, also um 15 € auf 35 €. Für Flug- und Schiffsreisen verweist das Schreiben auf eigene Regeln in den Lohnsteuer-Richtlinien (R 9.6 Abs. 3 LStR).

Wer in Österreich steuerpflichtig ist, rechnet nach österreichischem Recht mit eigenen Beträgen, die Tabelle gilt für Reisen von Deutschland aus, auch nach Österreich.

Häufige Fragen

Quellen

1. § 9 EStG: Absatz 4a: Verpflegungsmehraufwendungen, Absatz 4: erste Tätigkeitsstätte, Absatz 1 Nr. 5: doppelte Haushaltsführung gesetze-im-internet.de
2. § 4 EStG: Absatz 5 Satz 1 Nr. 5: Verpflegung bei Selbstständigen, Nr. 2: Bewirtung gesetze-im-internet.de
3. § 3 EStG: Nr. 13 und 16: steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber gesetze-im-internet.de
4. § 40 EStG: Absatz 2 Satz 1 Nr. 4: Pauschalsteuer auf den Mehrbetrag gesetze-im-internet.de
5. § 41b EStG: Steuerfreie Verpflegungszuschüsse auf der Lohnsteuerbescheinigung gesetze-im-internet.de
6. § 1 SvEV: Steuerfreie und pauschal versteuerte Erstattungen bleiben beitragsfrei gesetze-im-internet.de
7. BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025: Auslandspauschalen für Verpflegung und Übernachtung ab 2026 bundesfinanzministerium.de
8. BT-Drucksache 19/13436: Anhebung auf 28 € und 14 € ab 2020 dserver.bundestag.de
9. BT-Drucksache 17/10774: Reisekostenreform 2014 mit zwei Stufen dserver.bundestag.de

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